プライバシーポリシー

第1条（適用範囲）

1. 本ポリシーは、当社が提供するウェブサイト、クラウドサービス、アプリケーション、セミナー、採用活動、問い合わせ対応等を通じて取得するすべての個人情報に適用されます。
2. 当社のクラウドサービス「AWLL Studio」に、お客様（AWLL Studio の利用契約を結んだ法人等をいいます。以下同じ。）が保存するデータに含まれる個人情報の取扱いは、第4条に定めるところによります。

第2条（取得する情報）

当社は、次の情報を取得します。

• （1）個人を特定できる情報：氏名、メールアドレス、電話番号、住所、生年月日、顔写真等。
• （2）業務関連情報：所属企業名、役職、部署名、従業員コード、給与、勤怠、人事評価、契約情報、経費情報、プロジェクト管理情報等。
• （3）アクセス・利用に関する情報：ログインID、パスワード（暗号化）、IPアドレス、クッキー情報、ブラウザ・端末情報、操作ログ等。
• （4）採用活動に関する情報：履歴書、職務経歴書、志望動機、選考結果等。
• （5）その他：アンケート回答、問い合わせ内容、キャンペーン応募情報等。
• （6）AWLL Studio の申込み・契約に関する情報：申込者の会社名、ご担当者・代表者の氏名・役職、メールアドレス、住所、および利用規約への同意の記録（同意した規約の版、同意の日時、IP アドレス、ブラウザの情報）。
• （7）AWLL Studio の AI機能の利用に関する情報：利用日時、メッセージの長さ、会話 ID、利用したモデル、利用したユーザー等。

第3条（利用目的）

1. 当社は、取得した個人情報を次の目的で利用します。
   • ・サービスの提供および運営（アカウント管理、利用状況分析、システム保守等）。
   • ・利用料金の請求・管理（請求書発行、入金確認等）。
   • ・契約の締結・管理、および利用規約への同意の記録の保存（契約の成立と内容を後から確かめるため）。
   • ・お問い合わせ対応・通知（メールマガジン配信含む）。
   • ・サービス改善・開発・マーケティング（統計データ作成、ウェブサイトの閲覧状況の分析等）。
   • ・法令等に基づく対応・不正防止（セキュリティ確保等）。
   • ・採用活動の管理（面接日程調整、合否通知等）。
2. 前項の「サービス改善・開発・マーケティング」には、第4条のお客様データを利用しません。

第4条（AWLL Studio でお預かりするデータ）

1. お客様が AWLL Studio に保存するデータ（レコード、添付ファイル等をいいます。以下「お客様データ」といいます。）に含まれる個人情報は、当社がお客様から取扱いの委託を受けて取り扱います。
2. 当社は、お客様データを、AWLL Studio の提供、保守および障害対応に必要な範囲でのみ取り扱い、その範囲を超えて利用しません。当社は、お客様データを、マーケティング・広告配信および AI モデルの学習に利用しません。AI機能・外部の AI サービスとの連携で送信される情報の、送信先での取扱いは、第8条および第9条によります。
3. お客様データに含まれる個人情報についての開示・訂正等のご請求は、そのデータを保存したお客様にお申し出ください。当社は、お客様からの求めに応じて対応に協力します。

第5条（個人情報の第三者提供）

当社は、法令で認められる場合を除き、ご本人の同意なく個人データを第三者に提供しません。例外は以下のとおりです。

• ・第6条に定める業務の委託に伴う提供。
• ・合併、会社分割、事業譲渡その他の事由による事業の承継に伴う提供。
• ・共同利用（行う場合は、共同利用する者の範囲・項目・目的・管理責任者を別途公表します）。
• ・法令に基づく場合。
• ・人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合で、本人の同意を得ることが困難であるとき。
• ・公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合で、本人の同意を得ることが困難であるとき。
• ・国の機関、地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに協力する必要がある場合。

第6条（業務の委託）

1. 当社は、利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取扱いの全部または一部を外部の事業者に委託することがあります。この場合、当社は、個人情報を適切に取り扱う事業者を選定し、委託契約で安全管理・秘密保持・再委託の条件等を定め、取扱いの状況を把握して監督します。
2. 主な委託先は次のとおりです。

   委託する業務	委託先	所在国
   AWLL Studio のサーバ・データベース・メール配信	Amazon Web Services（日本国内の東京リージョンを利用）	日本国内の設備で処理
   AWLL Studio の AI機能の処理（第8条）	Anthropic, PBC	アメリカ合衆国

このほか、社内のメールや文書の管理等のために、メール・文書管理等のクラウドサービス事業者に、個人情報の取扱いを委託することがあります。

第7条（外国にある第三者への提供・外国での取扱い）

1. 当社は、第6条の委託先のうち、アメリカ合衆国の事業者に、次の個人情報の取扱いを委託しています。
   • ・Anthropic, PBC：AWLL Studio の AI機能で処理する情報（第8条第2項）。お客様からお預かりしたお客様データ（第4条）に含まれる個人情報を含みます。データはアメリカ合衆国で保存されます。AI の処理（推論）は、アメリカ合衆国以外の国の設備で行われることがあり、その国を事前に特定することはできません。
2. アメリカ合衆国には、日本の個人情報保護法に相当する包括的な連邦法はなく、分野ごとの連邦法と州法（カリフォルニア州消費者プライバシー法等）によって個人情報が保護されています。詳しくは、個人情報保護委員会が公表している「外国における個人情報の保護に関する制度等の調査」（アメリカ合衆国）をご覧ください（同委員会の調査は2021年10月時点のものです）。
3. 当社は、前項の事業者との契約により、個人情報保護法に定める基準に適合する体制（安全管理、目的外利用の禁止、再委託の管理等）を確保し、その実施状況を年1回以上確認します。各事業者が講じている主な措置は次のとおりです。
   • ・Anthropic, PBC：同社の商用利用規約により、送信されたデータを AI モデルの学習に使用しません。データ処理に関する契約（安全管理・再委託の管理・目的外利用の禁止等）を結んでいます。送信されたデータは、受領から 30 日以内に同社で自動的に削除されます。保持されている間は、安全性およびセキュリティの目的で、同社がアクセスすることがあります。同社の利用ポリシーに違反するおそれがあると判定されたものは、最長 2 年間保持されます（その判定の結果は最長 7 年間保持されます）。当社は、同社とデータを保持しない契約（Zero Data Retention）を結んでいないため、これらの保持期間が適用されます。ISO/IEC 27001 の認証と、SOC 2（Type I・Type II）の報告書を取得しています。
4. ご請求があれば、法令の定めに従い、前項の体制と措置に関する情報を提供します。お問い合わせ窓口（末尾）にご連絡ください。

第8条（AWLL Studio の AI機能）

1. AWLL Studio は、Anthropic, PBC（アメリカ合衆国）が提供する AI モデル（Claude）を使った機能（以下「AI機能」といいます。）を提供しています。
2. AI機能を利用すると、次の情報が Anthropic, PBC に送信され、処理されます。
   • ・利用者が AI機能に入力したメッセージ、および添付したファイル
   • ・AI機能が処理のために読み取るレコードのフィールドの値
   • ・テナントを識別するコード、ユーザーを識別する ID、ユーザーの権限（ロール）
3. AI機能は、初期設定で有効になっています。データベースの各フィールドも、「AI に送信する」設定が有効の状態で作成されます。AI機能の有効・無効を切り替えるのは当社です。お客様のテナント管理者が、テナント全体の AI機能を止めることはできません。お客様からのお申し出により、当社はテナント単位で AI機能を無効にします。無効にしたテナントからは、前項の情報は送信されません。
4. 次の情報は送信しません。
   • ・パスワード、API キーその他の認証情報

   なお、ユーザーを指定する項目の氏名とメールアドレス、およびレコードの自由記述欄に書かれた個人情報は、送信されることがあります。

5. 送信された情報は、当社と Anthropic, PBC との契約に基づき、同社の AI モデルの学習または改善には使用されません。当社も、これらの情報を AI モデルの学習に使用しません。
6. 当社のシステムでは、次のとおり記録します。
   • ・会話履歴：入力したメッセージと AI の応答は、利用者が過去の会話を見返せるようにするため、利用者が会話の一覧から削除するか、お客様との利用契約が終了するまで保存します。利用契約が終了したときの扱いは、第10条第3項によります。利用者が削除した会話履歴も、バックアップには最大 35 日残ります。
   • ・監査ログ：利用日時、メッセージの長さ、会話 ID、利用したモデル、利用したユーザー等を記録します。入力したメッセージの本文は、監査ログには記録しません。
   • ・データベース作成の指示文：AI機能でデータベースを作成する際に入力した指示文は、処理のために保存します。

第9条（外部の AI サービスとの連携）

1. AWLL Studio は、ChatGPT（OpenAI OpCo, LLC・アメリカ合衆国）、Claude（Anthropic, PBC・アメリカ合衆国）など、外部の AI サービスから AWLL Studio に接続する機能を提供しています。
2. 利用者が、外部の AI サービスに AWLL Studio への接続を自ら許可すると、その AI サービスは、その利用者と同じ権限で、AWLL Studio のデータを閲覧し、作成・変更・削除できるようになります。閲覧したデータは、その AI サービスに送信されます。
3. 外部の AI サービスでのデータの取扱い（AI モデルの学習に使うかどうかを含みます）は、利用者とその AI サービスの提供者との間の契約・規約によります。外部の AI サービスの提供者は当社の委託先ではなく、第8条第5項は適用されません。ご利用の前に、各サービスのプライバシーポリシーと設定をご確認ください。
4. 外部の AI サービスとの接続をやめるときは、利用者がその AI サービス側で接続を解除してください。当社およびお客様のテナント管理者が、テナント単位で外部の AI サービスとの接続を止める手段は、現在ありません。
5. お客様のテナント管理者が許可した外部の送信先には、AWLL Studio のスクリプトの機能でデータを送ることができます（初期設定では、どの送信先も許可されていません）。この送信は、お客様の設定と指示によるものです。

第10条（データの保管場所と保存期間）

1. AWLL Studio のデータ（お客様データ、アカウント情報、会話履歴、ログ等）は、日本国内（東京）のクラウド設備に保管し、他の地域へ複製しません。この保管とは別に、第7条から第9条までに定めるとおり、AI機能・外部の AI サービスとの連携のために、外国の事業者へ情報が送信されることがあります。
2. バックアップは、最大 35 日間保持した後、自動的に消去されます。ただし、添付ファイルを差し替えた・削除したときの以前の版は、現在、自動では消去されず保持されています。
3. 利用契約が終了したときのお客様データの返還・削除は、AWLL Studio の利用規約に定めるところによります。請求書等の取引の記録は法令に定める期間、利用規約への同意の記録は契約に関する証拠として必要な期間、保存します。監査ログは 365 日間保存します（お客様が長期保存を申し込んだ場合は、その期間）。

第11条（Cookie 等と外部の配信サービス）

1. 当社のウェブサイトのお問い合わせのページでは、迷惑な送信を防ぐために Google LLC（アメリカ合衆国）の reCAPTCHA を読み込んでいます。このページを閲覧すると、お使いの端末やブラウザの情報（IP アドレスを含みます）、ページ上での操作の情報が、アメリカ合衆国の Google LLC に送られます。この情報の取扱いには、Google のプライバシーポリシーと利用規約が適用されます。
2. AWLL Studio は、ログイン状態の維持や画面の表示設定のために、ブラウザの保存領域を使います。ログインの画面（Amazon Web Services の認証サービス）では、ログインに必要な Cookie が使われることがあります。AWLL Studio のサービスの画面では、広告やアクセス解析のための Cookie は使っていません。
3. AWLL Studio の業務画面の表示のため、文字（フォント）やプログラムを外部の配信サービス（Google LLC、jsDelivr、esm.sh 等。アメリカ合衆国等）から読み込んでいます。その際、お使いの端末の IP アドレスとブラウザの情報が、配信サービスの事業者に送られます。入力した内容やお客様データは送られません。
4. AWLL Studio の紹介サイト（awll-studio.ai）では、閲覧の状況を把握するために、Google LLC（アメリカ合衆国）の Google アナリティクスを使っています。このサイトを閲覧すると、Cookie を使って、閲覧したページ、閲覧の日時、お使いの端末やブラウザの情報（IP アドレスを含みます）が、アメリカ合衆国の Google LLC に送られます。Google アナリティクスによる情報の収集は、Google が提供する無効化のためのブラウザのアドオンで止めることができます。当社のウェブサイト（awll.jp）では、アクセス解析や広告のためのサービスは使っていません。広告の配信は、どのサイトでも行っていません。

第12条（安全管理措置）

当社は、個人情報の漏えい、滅失または毀損を防ぐため、次の措置を講じます。

• ・組織的措置：管理規程の整備、責任者の設置等。
• ・人的措置：従業員教育、誓約書の取得等。
• ・物理的措置：入退室管理、機器の盗難防止等。
• ・技術的措置：アクセス制限、暗号化、不正アクセスの監視等。
• ・外的環境の把握：当社は、アメリカ合衆国にある事業者に個人情報の取扱いを委託しています（第7条）。同国の個人情報の保護に関する制度を把握したうえで、上記の措置を講じています。なお、AI機能の処理（推論）は、アメリカ合衆国以外の国の設備で行われることがあり、その国を事前に特定することはできません（第7条第1項）。

当社は、情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）の国際規格 ISO/IEC 27001 の認証を取得しています。

第13条（開示・訂正等の請求）

1. ご本人は、当社が保有する個人情報について、利用目的の通知、開示（電磁的記録による開示を含みます）、訂正・追加・削除、利用の停止・消去、第三者への提供の停止、および第三者提供の記録の開示を請求できます。
2. ご請求は、末尾のお問い合わせ窓口にメールでご連絡ください。当社から、ご請求に必要な事項と本人確認の方法をご案内します。本人確認は、運転免許証等の公的な書類の写しで行います（代理人によるご請求の場合は、委任状等の代理権を確認できる書類と、代理人の本人確認書類もいただきます）。当社は、確認ができたうえで、法令に従い遅滞なく対応します。
3. 利用目的の通知と開示のご請求に、手数料はいただきません。ただし、郵送での回答をご希望の場合は、郵送料の実費をご負担いただくことがあります。
4. 第4条のお客様データに含まれる個人情報は、そのデータを保存したお客様にお申し出ください。
5. 個人情報の取扱いに関する苦情・ご相談も、同じ窓口で承ります。

第14条（本ポリシーの変更）

1. 当社は、法令の改正や事業内容の変更に応じて、本ポリシーを改定することがあります。
2. 重要な変更を行う場合は、変更の内容と効力が生じる日を、事前に当社のウェブサイトでお知らせします。法令上ご本人の同意が必要な変更については、同意をいただきます。